Applicant Tracking System. Определение и факты

ATS – это тип компьютерного обеспечения, которое служит базой контактов в системе рекрутинга и управления всем этим процессом. Если вы знакомы с CRM, ATS близко к нему, однако имеет свои специфические особенности, направленные на поиск и подбор. ATS используется компаниями всех размеров для того, чтобы отсеивать резюме в огромном массиве поступающих кандидатов, и организовывать оставшиеся в единую удобную систему. Основной целью ATS остается облегчение жизни рекрутерам и менеджерам. Совсем как поисковый движок, после поиска рекрутером, некоторые ATS ранжируют кандидатов по ключевым словам (навыки, работа, должность) и фильтрам (географическое положение, образование). Таким образом, как кандидату, вам стоит оптимизировать ваше резюме с учетом конкретной работы и позиции, на которую вы подаёте заявку.

ATS сделана таким образом, чтобы искать резюме так же, как это бы сделал рекрутер или менеджер. Предполагается, что они снимают часть работы с рекрутера, копируя процесс его действий. Когда рекрутер получает пачку резюме (или его почтовый ящик переполняется ими), у него никогда не хватит времени на внимательное изучение каждого. Так что рекрутер просмотрит резюме в поисках ключевых слов, которые важны ему для заполнения вакансии, что сделает и ATS, но внимательнее за счет избегания человеческого фактора и  следования алгоритму поиска.

Почему ATS используется?

Как уже было сказано, ATS используется, чтобы облегчить работу рекрутера и снять с него часть рутинных задач. Понятное дело, что технология не может увидеть, что человек на самом деле неплох и перспективен, но без нужных навыков сейчас, однако в таком случае и запрос нужно строить по–другому. Чем хороша ATS – возможность довольно точно и точечно задать необходимые параметры. Интернет сам по себе сделал задачу отклика на вакансию делом простым, однако ATS призвано облегчить действия не только кандидатам, которым теперь достаточно заполнить одну анкету на HH и рассылать заявки одним кликом, но и рекрутерам, которым джобборды жизнь, наоборот, усложнили. С одной стороны искать человека теперь гораздо легче, с другой – резюме идут сплошным потоком, особенно в условиях нехватки рабочих мест и повышенном числе желающих без необходимых навыков или опыта.

Плюс, ATS относится к постоянно обновляемому типу софта. Таким образом, раньше ATS занималась только поиском и хранением, теперь его можно внедрить в систему дальнейшего управления рабочим профилем, подключать тесты, видео-интервью в духе Visiotalent, автоматические ответы, опросы и прочие интересные вспомогательные или встраиваемые самостоятельные программки, которые явно расширяют сферу деятельности.

Хотя мы видим три крупных позитивных момента в работе ATS:

1. Рекрутер разгружается, до него доходят уже отфильтрованные по ключевым словам и опыту резюме. Таким образом, на место бренд-менеджера с пятилетним опытом работы в сфере обуви к вам не придут резюме от продавцов одежды. Если вы работали рекрутером, вспомните, сколько раз вы щелкали кнопку «отклонить резюме» даже не заглядывая в него? И не потому, что плохо выполняли свою работу, а потому, что не может неопытный продажник стать опытным ивентом.
2. Все кандидаты в ATS могут быть найдены по заданным же ключевым словам, образуется пул, и всё это не Excel файл, который подвержен катаклизмам.
3. Чаще всего ATS либо свободно интегрируется с остальным софтом компании, либо включено в блок «рекрутмент», если используется комплексное программное обеспечение, как HRmaps.

Так как же это работает?

Каждая ATS работает слегка иначе, чем другая. Собственно поэтому мы повторим фразу, которая стала, кажется, девизом нашего блога: «Подбирайте под свои нужды!».

Какая-то ATS будет заточена под совпадения наиболее подходящих ключевых слов, какая-то под проверку синтаксической совместимости, и так далее. Несмотря на это, все ATS сохраняют одинаковые базовые процессы, работают по одной схеме.

Надо иметь в виду, что системы управления талантами/кандидатами и сайты поиска работы — это принципиально разные механизмы. Очень часто аргументом для не перехода на ATS становится уверенность рекрутера в том, что HH и ему подобные сайты – это то же самое. Увы, спешим вас огорчить, нет. На джоббордах вы размещаете вакансию раз за разом на КАЖДОМ сайте, через ATS вы формируете одну вакансию, которая автоматически моделируется под заданные на нескольких джоббордах индивидуальные форматы. К тому, же с джоббордов резюме загружается вами вручную и сохраняется в системе как обычный файл Word. ATS позволяет сохранить файл внутри себя, сортирует его, чтобы его можно было найти по ключевым словам и другим маркирующим моментам.

Выводим несложную формулу:

Джобборд = заполнение вакансии отдельно  + сохранение на материальный носитель + чтение каждого резюме

ATS = интеграция с джоббордом + сохранение в клик на носителе, не требующем доп. программ+ ключевые слова для поиска

Итог: шагов столько же, результат нагляднее и эффективнее.

ATS сочетает в себе преимущества CRM и джоббордов, что не может не радовать.

Минус ATS

Конечно, никто не идеален. Главным минусом ATS современности эксперты называют недостаток специфических ключевых слов. На гребне все новых профессий и специализаций, не все ATS на рынке «успевают» за потребностями конечного потребителя. К счастью, этот минус не так уж смертелен, обновления в ATS вносятся в среднем раз в полгода у профильных компаний и немного реже у компаний, для которых производство такого софта не стоит главной задачей.

Далее, некоторые ATS системы ошибочно реагируют, если какое-то ключевое слово упомянуто несколько раз, они повышают ранг кандидата. Совсем не в кассу не пропускают, но иногда словоохотливый новичок может оказаться в рейтинге немного выше конкретного «старичка». Обычно ATS выделяют ключевые слова цветом, так что вы заметите, если кто-то скорее говорлив, чем деловит.

Есть у всех ATS:

Если таких опций в вашей ATS нет, возможно вам стоит поменять программу, она устарела.

• Синтаксический анализ резюме: реструктурирование резюме в удобную форму
• Пул: резюме остается в системе с момента попадания туда через кордоны фильтров, ничего не пропадет
• Поиск по ключевым словам:чаще всего сопровождается поиском с помощью булевых операторов (наверняка известный вам способ соединить ключевые слова в цепочку с помощью AND, OR, NOT and NEAR).
• Фильтры:могут включать широкий спектр факторов, от географического положения, до года окончания университета
• Автоматически созданные электронные письма:вам не придется отсылать шаблоны отказа или приглашения через свою рабочую почту, ATS сделает это за вас.

Система обучения в организации - встроенная в производственный процесс или отдельно стоящий центр обучения?

           Раньше, когда я выбирала место работы, на входе всегда интересовалась - где по организационной структуре организации находится подразделение по обучению персонала. Связано это было с необходимостью определения наличия доступных коммуникаций для процесса обучения. Результативность системы обучения (да и системы управления знаниями тоже) зависит целиком от налаженных связей внутри организации и получения оперативной обратной связи.

           Со временем гипотеза, позаимствованная у японской модели системы управления знаниями, подтвердилась и на практике - сначала при внедрении результатов работы моей диссертации в ЗАО "Европлан", а далее и при анализе других организаций. Любопытно, что зная организационную структуру предприятия, можно вполне предсказать тот или иной результат обучающего подразделения, а также его сложности и трудности.

           Подумала, что описание этих двух типов моделей проектирования системы обучения в организации спустя более 5-ти лет будет кому-то интересно сейчас вместе с обоснованием. Смотрите ниже.

         Единственное, что добавлю к нижеследующему (все же тогда это было научной гипотезой), что под прямыми и обратными связями сейчас понимается реакция обучающего центра на изменения в бизнес-процессах и производственных процессах. То есть, обучение должно проводится не по графику, спускаемому сверху в большинстве своем (исключение ежегодное гос. обучение по закону), а по оперативному запросу производства или бизнесу - изменилось что-то, тут же включился процесс обучения, благо инструментов обучения и развития сейчас предостаточно даже для "быстрого" реагирования.   

         Другими словами, обучение работает только тогда, когда оно встроено в процесс, гибко адаптируется, изменяется вместе с организацией и является непрерывным для всех уровней организации, являясь в свою очередь кроссфункциональным процессом организации.

Модели проектирования системы обучения в организации

Традиционная модель проектирования системы обучения в организации

Традиционно, принято проектировать системы обучения по принципу прямого директивного влияния и распространения: решение о необходимости обучения сотрудников организации принимает руководство компании или центральный аппарат обучения, обучаются все по приказу и по строго установленному плану.

Инициатива передается от руководства организации нижерасположенным структурным единицам. Стимулом обучения служит директивы или приказы. Не редко используются административные методы (например, уменьшение премии у сотрудника в случае нерадивого отношения к указанному обучению).

Центр обучения в этом случае занимает отдельную структурную единицу, находящуюся в непосредственном управлении руководства (Директора), обособленно от всей организационной структуры, в некоторых случаях может являться отдельным дочерним предприятием, вынесенным за пределы основной организации. В этом случае, центр обучения либо выполняет строгие указания руководства без возможности проявить инициативу и получить обратную связь в силу отсутствия достаточных коммуникаций внутри организации, либо предлагает услуги обучения самостоятельно исходя из собственных предположений и видения без учета анализа деятельности обучаемой организации (чтобы быть в курсе, что требуется на местах, необходимы прямые и обратные связи коммуникаций с обучаемой организацией, которые практически невозможно наладить, если обучаемое подразделение или предприятие находится за контуром основного предприятия).

В этом случае результаты обучения предсказуемы и весьма ощутимы.

Минусом подобной схемы является отсутствие обратной связи. Как правило, сотрудники стараются сдать контрольные задания и часто закрывают глаза на несоответствие или возможные ошибки, содержащиеся в материалах курса. Руководство не получает обратного отклика, кроме результатов успешного обучения и не может оценить реальную актуальность обучения, на сколько оно результативно и востребовано.

Также обязательное массовое обучение часто не учитывает разный уровень подготовки и личных знаний сотрудников. В результате обучение может оказаться неэффективным в силу того, что кому-то предлагаемые курсы покажутся слишком легкими и неинформативными, а другим – слишком трудными и поэтому не усваиваемыми. Другими словами, минус данной системы – отсутствие необходимой информации о потребности обучения конкретных сотрудников организации.

 

Традиционная Модель проектирования системы обучения

Модель проектирования системы обучения «Из центра – Вверх - Вниз»

         Данная модель проектирования системы обучения оптимальна для применения в крупных организациях. Система обучения в этом случае находится не отдельно от структуры организации, а встроена в процесс: с одной стороны имеет связь с руководством компании и подчиняется ему, а с другой – тесно взаимосвязана со всеми подразделениями или отделами организации.

Инициатором обучения является центр обучения. Здесь осуществляется оперативное выявление потребности в обучении во всех «точках» организации и, в соответствии с политикой компании выносится предложение руководству организации. Руководство компании рассматривает варианты предложений и выносит решение, передавая информацию нижним структурным единицам. Таким образом, осуществляется обмен нужной информации между руководством и всеми подразделениями компании. В этом случае работают механизмы прямой и обратной связи.

Центр обучения проводит коммуникационные связи внутри организации и соответственно имеет обратные связи. Таким образом, в планировании обучения учитываются потребности отдельной единицы Компании – будь то отдел, департамент или сотрудник - прослеживается направленность на индивидуум.

В этом случае используется как добровольное обучение (работают механизмы стимуляции самообразования), так и обязательное, по решению руководства, но с учетом потребности обучаемых (в результате выяснения потребности обучения и передачи «идеи» руководству).

  Модель проектирования системы обучения «Из Центра-Вверх-Вниз» 

В этом случае используется как добровольное обучение (работают механизмы стимуляции самообразования), так и обязательное, по решению руководства, но с учетом потребности обучаемых (в результате выяснения потребности обучения и передачи «идеи» руководству)

Буду рада обратной связи и вопросам для обсуждения

С уважением,
Денисова Елена 
https://www.facebook.com/profile.php?id=100004487832154