В прошлый раз мы говорил о подборе и поиске, адаптации и интеграции, теперь время перейти, как и обещали, к кадровому учету и статистике.
Кадровый учет лежит в основе всей работы с человеческими ресурсами, начиная уже с подбора и поиска, фактически стоит человеку попасться в сети рекрутёра, уже можно говорить о кадровом учете. Информация о кандидатах, как прошло интервью, тестовые задания, ответы, уже – кадровый учет, добро пожаловать.
Часть 2. Кадровый учет и статистика
Базовый кадровый учет
Задачи
- Штатное расписание
- Личные дела сотрудников
- Ведение кадровых документов
- Доступ к информации для уполномоченных сотрудников
Решения
- Настраиваемые автоматизированные системы контроля и анализа кадров
- Корпоративные порталы как инструменты подсчета (не путаем с интранетом)
- Архивы (материальные носители)
Комментарий
Пункт A включает в себя пункт B, пункт C остается в прошлом. Автоматизированные программы по учету кадров обычно устроены следующим образом: несколько модулей (учет, финансы, аналитика), которые подключены или не подключены к части подбора, содержащие специальные формы по контролю и учету. Думаю, всем мы помним, как выглядят продолговатые ящички в библиотеках, в которых хранятся карточки читателя? Вот это те же ящички, но оцифрованные, украшенные и прокачанные энным количеством технических новинок и помощников для того, чтобы никто не был потерян и все важные пункты выполнения рабочих обязанностей были учтены.
Учет рабочего времени
Задачи
- Сбор информации о посещениях
- Система учета рабочего времени
Решения
- «Твёрдые» решения (пробивные карточки, подпись в табеле)
- Оцифрованные карточки слежения
- Софт
Комментарий
Обычно системы учета рабочего времени представляют собой комплекс из нескольких инструментов, частично овеществленных, частично оцифрованных, которые собирают информацию о приходе/уходе сотрудника, общем количестве рабочего времени, среднем времени прихода/ухода, и т.д. Пункт C – это фактически спрогрессировавшие пункты выше, сложенные вместе и перемешанные. Софт для УРВ обеспечивает возможность анализа и отслеживания, снимает необходимость в физических мерах (пробивание карточки или роспись) обеспечения учета, и хранит информацию оцифрованном виде.
Очень часто ПО для конкретной компании кастомизируют на базе известных решений УРВ, таким образом, с одной стороны, экономя на оплате полного ресурса, с другой – подгоняя программу под себя.
Во многих офисах существует два кордона отметок на рабочем месте: магнитные карточки, которые на первый взгляд служат только пропуском, и синхронизация корпоративных компьютеров, которые засекают время выхода пользователя в сеть.
Кадровое делопроизводство
Задачи
- Оформление документов
- Поиск необходимых документов
- Архив
Решения
- Автоматизированные системы
- Материальные архивы
- ЭЦП
Комментарий
Признаемся честно, пункт B мы указали просто потому, что он когда-то существовал. Сейчас, есть надежда, такие рукотворные системы не применяются или применяются реже и реже, со всеми вытекающими последствиями отмирания. Естественно, мы не говорим, что вы должны предоставить своему проверяющему свою флешку с фирменным зайчиком, но процент хранимых материальных документов значительно снижен.
Фактически задача 1 раскрывается в необходимость быстро и без потерь оформить все документы, а ещё лучше – если сотрудник сделает частично сам. Тут возможно решение ЭЦП, с помощью которой некоторые формы заполняются сотрудником, и далее только дооформляются ответственным лицом.
ЭЦП (электронная цифровая подпись) под пунктом C – это решение всех трёх задач одновременно. Если у сотрудника есть ЭЦП, вы сможете найти все документы, которые он подписывал, не только как ответственное лицо, но и от своего имени, например бланки получения заработной платы, запросы на отпуск и прочие документы, которые можно найти не по исполнителю, а по субъекту. Примерно для той же цели служит персональный профиль (ПП) каждого сотрудника, который заводится на него в системах автоматизации управления талантами. ЭЦП И ПП (выше написать сокращение) могут дополнять, исключать и взаимозаменять друг друга, но думается, что дополнение – самый эффективный способ. Собственно, почему бы нет? Если у вас есть деньги и время, интеграция обоих решений стоит того, если же нет – мы всё же рекомендуем ПП. Он комплекснее, подробнее, и может использован в большим количестве случаев, чем ЭЦП. Несмотря на то, что некоторые должности не нуждаются в таких профилях, в компаниях, могущих себе позволить подобные сситемы, этих должностей меньше, чем тех, кому развивающийся ПП гораздо полезнее и отражает действия и планы эффективнее. ЭЦП, которая фактически служит клеймом, по которому удобно проводить поиск, но не отслеживать развитие и карьерную историю, недостаточна для подавляющего большинства назначений.
Во-первых, потому, что он обеспечивает отслеживание не только документации о человеке но и его путь в компании от первого «расскажите о себе» до последнего хлопка дверью. Во-вторых, потому что такая система имеет большое количество дополнительных профессиональных плюшек, которые подчеркивают как ваша компания смотрит в будущее на диджитализацию, комфорт и прогресс. Для работодателей это ещё и эффект дружелюбного Большого Брата, которые может в любой момент проверить в одном профиле все телодвижения специалиста, а не запрашивать список документов и от этого списка отталкиваться, составляя аналитику. О ней, кстати, речь пойдёт далее.
Аналитика кадрового состава
Задачи
- Эффективность
- Составление рейтингов сотрудников
- Прогнозирование на будущее
Решения
- Бизнес-аналитика
Комментарий
Кажется, это самый краткий пункт из всех, которые мы обсуждаем. В настоящее время НЕТ ничего лучше, чем софты по бизнес аналитике для того, чтобы провести полный мониторинг и подсчёт в таких процессах, как эффективность разного рода, KPI, текучка, планирование и бюджетирование и т.д.
Решения могут быть написаны на любом языке программирования, но мы настоятельно советуем выбирать тот, с которым вы точно найдёте поддержку если не в копании-поставщике, то хотя бы у стороннего знатока. Вообще легче всего найти компанию, которая предоставляет решение одновременно для всех упомянутых нужд, включая большую первую часть, потому что в таком случае вы интегрируете свои данные один раз в одну систему, а не плетёте паутину из нескольких решений, подстраивая их друг под друга. Они, несомненно, хороши сами по себе, а ещё лучше, когда решение заточено так, что к нему можно подключить ещё с десяток дополнительных софтов, но это может вызвать затруднения среди сотрудников. Не все так уж хорошо общаются с такими программами, кто-то предпочитает толстый ежедневник гугл-календарю, давайте облегчим жизнь вашим рабочим обывателям.
Инструменты бизнес-аналитики бывают разные, но рекомендуем обращать внимание на несколько особенностей:
- Возможность настройки всех компонентов под себя
- Данные в удобном лично вам формате
- Возможность интеграции и подключения к иным система автоматизации бизнес-процессов.
Бизнес-аналитика нужна компании как для принятия и корректировки глобальных решений, так и для подгонки рутинных мелких необходимостей, прослеживания тенденций и Составление экономических прогнозов на будущее.
В следующую пятницу поговорим об обучении и развитии, обсудим как услышать сотрудника и как достучаться до него, напоминая о необходимости повышения квалификации.
Комментариев нет:
Отправить комментарий