Applicant Tracking System. Определение и факты

ATS – это тип компьютерного обеспечения, которое служит базой контактов в системе рекрутинга и управления всем этим процессом. Если вы знакомы с CRM, ATS близко к нему, однако имеет свои специфические особенности, направленные на поиск и подбор. ATS используется компаниями всех размеров для того, чтобы отсеивать резюме в огромном массиве поступающих кандидатов, и организовывать оставшиеся в единую удобную систему. Основной целью ATS остается облегчение жизни рекрутерам и менеджерам. Совсем как поисковый движок, после поиска рекрутером, некоторые ATS ранжируют кандидатов по ключевым словам (навыки, работа, должность) и фильтрам (географическое положение, образование). Таким образом, как кандидату, вам стоит оптимизировать ваше резюме с учетом конкретной работы и позиции, на которую вы подаёте заявку.

ATS сделана таким образом, чтобы искать резюме так же, как это бы сделал рекрутер или менеджер. Предполагается, что они снимают часть работы с рекрутера, копируя процесс его действий. Когда рекрутер получает пачку резюме (или его почтовый ящик переполняется ими), у него никогда не хватит времени на внимательное изучение каждого. Так что рекрутер просмотрит резюме в поисках ключевых слов, которые важны ему для заполнения вакансии, что сделает и ATS, но внимательнее за счет избегания человеческого фактора и  следования алгоритму поиска.

Почему ATS используется?

Как уже было сказано, ATS используется, чтобы облегчить работу рекрутера и снять с него часть рутинных задач. Понятное дело, что технология не может увидеть, что человек на самом деле неплох и перспективен, но без нужных навыков сейчас, однако в таком случае и запрос нужно строить по–другому. Чем хороша ATS – возможность довольно точно и точечно задать необходимые параметры. Интернет сам по себе сделал задачу отклика на вакансию делом простым, однако ATS призвано облегчить действия не только кандидатам, которым теперь достаточно заполнить одну анкету на HH и рассылать заявки одним кликом, но и рекрутерам, которым джобборды жизнь, наоборот, усложнили. С одной стороны искать человека теперь гораздо легче, с другой – резюме идут сплошным потоком, особенно в условиях нехватки рабочих мест и повышенном числе желающих без необходимых навыков или опыта.

Плюс, ATS относится к постоянно обновляемому типу софта. Таким образом, раньше ATS занималась только поиском и хранением, теперь его можно внедрить в систему дальнейшего управления рабочим профилем, подключать тесты, видео-интервью в духе Visiotalent, автоматические ответы, опросы и прочие интересные вспомогательные или встраиваемые самостоятельные программки, которые явно расширяют сферу деятельности.

Хотя мы видим три крупных позитивных момента в работе ATS:

1. Рекрутер разгружается, до него доходят уже отфильтрованные по ключевым словам и опыту резюме. Таким образом, на место бренд-менеджера с пятилетним опытом работы в сфере обуви к вам не придут резюме от продавцов одежды. Если вы работали рекрутером, вспомните, сколько раз вы щелкали кнопку «отклонить резюме» даже не заглядывая в него? И не потому, что плохо выполняли свою работу, а потому, что не может неопытный продажник стать опытным ивентом.
2. Все кандидаты в ATS могут быть найдены по заданным же ключевым словам, образуется пул, и всё это не Excel файл, который подвержен катаклизмам.
3. Чаще всего ATS либо свободно интегрируется с остальным софтом компании, либо включено в блок «рекрутмент», если используется комплексное программное обеспечение, как HRmaps.

Так как же это работает?

Каждая ATS работает слегка иначе, чем другая. Собственно поэтому мы повторим фразу, которая стала, кажется, девизом нашего блога: «Подбирайте под свои нужды!».

Какая-то ATS будет заточена под совпадения наиболее подходящих ключевых слов, какая-то под проверку синтаксической совместимости, и так далее. Несмотря на это, все ATS сохраняют одинаковые базовые процессы, работают по одной схеме.

Надо иметь в виду, что системы управления талантами/кандидатами и сайты поиска работы — это принципиально разные механизмы. Очень часто аргументом для не перехода на ATS становится уверенность рекрутера в том, что HH и ему подобные сайты – это то же самое. Увы, спешим вас огорчить, нет. На джоббордах вы размещаете вакансию раз за разом на КАЖДОМ сайте, через ATS вы формируете одну вакансию, которая автоматически моделируется под заданные на нескольких джоббордах индивидуальные форматы. К тому, же с джоббордов резюме загружается вами вручную и сохраняется в системе как обычный файл Word. ATS позволяет сохранить файл внутри себя, сортирует его, чтобы его можно было найти по ключевым словам и другим маркирующим моментам.

Выводим несложную формулу:

Джобборд = заполнение вакансии отдельно  + сохранение на материальный носитель + чтение каждого резюме

ATS = интеграция с джоббордом + сохранение в клик на носителе, не требующем доп. программ+ ключевые слова для поиска

Итог: шагов столько же, результат нагляднее и эффективнее.

ATS сочетает в себе преимущества CRM и джоббордов, что не может не радовать.

Минус ATS

Конечно, никто не идеален. Главным минусом ATS современности эксперты называют недостаток специфических ключевых слов. На гребне все новых профессий и специализаций, не все ATS на рынке «успевают» за потребностями конечного потребителя. К счастью, этот минус не так уж смертелен, обновления в ATS вносятся в среднем раз в полгода у профильных компаний и немного реже у компаний, для которых производство такого софта не стоит главной задачей.

Далее, некоторые ATS системы ошибочно реагируют, если какое-то ключевое слово упомянуто несколько раз, они повышают ранг кандидата. Совсем не в кассу не пропускают, но иногда словоохотливый новичок может оказаться в рейтинге немного выше конкретного «старичка». Обычно ATS выделяют ключевые слова цветом, так что вы заметите, если кто-то скорее говорлив, чем деловит.

Есть у всех ATS:

Если таких опций в вашей ATS нет, возможно вам стоит поменять программу, она устарела.

• Синтаксический анализ резюме: реструктурирование резюме в удобную форму
• Пул: резюме остается в системе с момента попадания туда через кордоны фильтров, ничего не пропадет
• Поиск по ключевым словам:чаще всего сопровождается поиском с помощью булевых операторов (наверняка известный вам способ соединить ключевые слова в цепочку с помощью AND, OR, NOT and NEAR).
• Фильтры:могут включать широкий спектр факторов, от географического положения, до года окончания университета
• Автоматически созданные электронные письма:вам не придется отсылать шаблоны отказа или приглашения через свою рабочую почту, ATS сделает это за вас.

HR как предмет автоматизации, или как следовать советам Черчилля

Уинстон Черчилль, о котором если кто-то не знает, то точно слышал, как-то сказал, что он никогда не стоял, когда можно было сидеть, и никогда не сидел, когда можно было лежать. А вы в своих HR процессах «сидите» или «стоите»?

HR процессы достаточно структурированы и идут один за другим до определённого момента. В последующие три недели мы будем рассматривать и комментировать моменты, связанные с автоматизацией различных этапов работы HR департамента. Особенно нас заинтересуют: Подбор и адаптация; Кадровый учет и статистика; Обучение и развитие. Говорить о каждом кусочке паззла можно долго и упорно, но ведь наша задача понять: где тормозит конкретно ваша система HR, какие решения вы используете и почему не добавить ещё пару реально действующих, верно? Не претендуем на эксклюзивность в наших рассуждениях, но, будем краткими, реалистичными и конкретными.

Часть 1. Подбор и адаптация.

Поиск

Задачи в данном деле очевидны:

1. Обрабатывать запросы отделов на подбор им специалистов как можно быстрее и эффективнее
2. Работать с как можно большим количеством источников новых кандидатов, как внутренних, так и внешних
3. Перманентно развивать пул/кадровый резерв для того, чтобы в будущем облегчить себе шаг B

Решения:

1. Корпоративный портал
2. Интранет
3. Стенд с вакансиями в офисе
4. Системы автоматизированного управления кандидатами

 Комментарий:

На этом шаге автоматизировать большую часть работы представляется не эффективным для многих. Рекрутер взаимодействует с каждым кандидатом «через себя», отбирает и сортирует, опираясь на свои профессиональные приоритеты с учетом запросов непосредственного руководства. Фактически действительно тем, что можно автоматизировать, является процесс рекрутинга, а именно: размещение вакансий по нескольким базам (внешним) и поиск через заполнение одной поисковой формы по нескольким пулам (внутренним). Для того, чтобы рассылать по базам, а не заполнять форму поиска на каждой (единовременное заполнение одного шаблона поиска для внутренних и внешних баз, а не заполнение для HH, потом для Superjob, а потом внутреннего Интранета), стоит обратить внимание на решение D. Производители программ по автоматизированному поиску заинтересованы в том, чтобы их софт имел доступ к как можно большему количеству баз данных соискателей, это их задача – заключать партнерства и взаимодействовать с такими порталами, а ваша – найти того, кто заключил их наибольшее количество. Личностный фактор тоже никто не отменял, и стенд убирать не стоит, а так же не недооценивайте силу Интранета, внутреннее закрытие вакансии часто менее хлопотно.

Отбор

Задачи:

1. Подбор нужных кандидатов из скопившейся горы схожих резюме
2. Проведение собеседования с каждым
3. Перенаправление кандидатов на финальные собеседования

Решения:

1. Индивидуальное личное интервью
2. Ассесмент центр – групповое выполнение задачи всеми кандидатами, после которого отдельных кандидатов приглашают далее
3. Скайп/телефон
4. Новые автоматизированные техники
5. Психологические тесты*

Комментарий:

Все решения хорошо знакомы любому, кто работает в рекрутинге, поэтому уделим внимание пункту D, какие есть новые, или обновлённые техники: во-первых, видео-интервью. О нём мы говорили в предыдущих материалах, там же перечислены сервисы, оказывающие эту услугу. На наш взгляд очень эффективная штука, приводит к тому, что вы получаете более полный портрет поведения кандидата в стрессовой обстановке (красный глазок записи реально страшная вещь, почти как прыжок с парашютом). В США успешно действует система ботов, которые приглашают на подобные интервью автоматически по заданному профилю, что тоже не усложняет.

Пункт E отмечен звёздочкой потому, что это чаще всего не отдельное решение, а идущее приложением к какому-то из процессов Вы ведь не можете заключить о профессиональной подготовке человека только по тесту Про-Р или Майерса-Бриггса? Зато после или перед одним из видов собеседования, подкрепить своё понимание специалиста – святое дело. Собственно этот пункт тоже автоматизирован.

Выход нового сотрудника.

Задачи:

1. Инструктаж
2. Оповещение всех смежных отделов
3. Подготовка рабочего места

Решения:

1. Автоматизированные системы документооборота
2. Знакомство со всеми лично в компании HR директора
3. «На месте разберемся» (есть компьютер и имя начальника, с остальным разберешься сам, у нас бумаги писать надо)

Комментарий:

Автоматизация из решения A вроде бы не имеет отношения к пунктам B и C, но на самом деле не так далеко ушла от них.  Автоматизация процесса ввода сотрудника в рабочий процесс и коллектив в первый день не менее важна, чем автоматизация юридического оформления сотрудника. До сих пор считается, что психологически легче пройтись по всем комнатам и познакомиться, чем автоматизировать этот процесс с помощью новых технологий. Конечно, вы не запомните и половины имен и оторвёте людей от работы, но зато так или иначе за это время вам подчистят хвост – оформят документацию и подготовят рабочее место. Поднимите руки, кто в первый день читал устав компании, потому что ничего не было готово?

Рассылки с фотографией нового сотрудника всему офису, кстати, лучшая идея, когда автоматизация финансовых и прочих бюрократических документов уже прошла, а сотрудника не мешает подготовить к адаптации.

Адаптация

Задачи:

1. Ввести нового человека в коллектив
2. Оценить личностные особенности
3. Начать процесс формирования нового коллектива (Forming, Storming, Performing)

Решения:

1. Тимбилдинг во всех проявлениях
2. Смешение команд
3. Тьюторинг

Комментарий:

Тимбилдинг настолько широк в своём определении, что сюда можно вмещать все, что придет в профессионально настроенную голову, от совместного обеда, до видео интервью-обращение нового сотрудника коллегам (или наоборот). Оптимальный вариант – использование всех трёх решений. Тьюторинг обеспечит вам всё та же автоматизированная система подбора, смешение команд необходимо раз в несколько кварталов для развития каждого сотрудника (если компания готова такое практиковать), а тимбилдинг чистый – учитывая особенности коллектива, введение нового сотрудника возможно провести гладко. Но не забываем о том, что идет за фазой Forming (а Storming будет  абсолютно точно) и наша задача здесь – удержать всех на своих местах. Подумайте, кто у вас лучший миротворец или гибкий тьютор? Может быть, стоит указывать об этом в профилях вероятных тьюторов на будущее? Автоматизация личных дел с указанием как профессиональных, так и психологических качеств, может сильно облегчить вам жизнь.

Тьюторинг, кстати, играет большую роль, чем указание на кофе и печеньки. Вовлеченность сотрудника повышает производительность сотрудников, а лучше всего это делает наставник, когда правильно работает с новобранцем. Согласно данным корпорации Google после того, как менеджеры, назначенные тьюторами, следовали указаниям (обсудить роль и обязанности, познакомить нового сотрудника с коллегами, помочь новому сотруднику создать круг общения, запланировать ежемесячные встречи на первые полгода работы, поощрять открытый диалог), новые сотрудники показали производительность на 25% выше.

Адаптация и интеграция при автоматизации позволяет уйти от личного указания каждому тьютору и сотруднику о том, как поддерживать новичков и повышать показатели эффективности, она позволяет сразу создавать интеграционный курс и назначать его группе сотрудников с отслеживанием результата, а не поштучно и вручную. Положительный фидбэк не заставит себя ждать.

Увидимся в следующую пятницу и поговорим о кадровом учете и статистике.

Блог автора на HRmaps

О блоге HR-технологии и hr-автоматизация

Блог HR-технологии и hr-автоматизация создан для того, чтобы объединить на одной площадке специалистов и провайдеров по HR-технологиям и автоматизации hr-бизнес процессов.
Я со своей стороны постараюсь, чтобы в блоге был представлен наиболее широкий диапазон подходов, методов и провайдеров. В блоге будут представлены как специалисты рынка, так и провайдеры.
При  этом следить буду только затем, чтобы провайдеры не ударялись слишком в рекламу своих продуктов, а представляли содержательные кейсы и посты.
Блог открыт для все, если вы хотите стать автором, пишите edvb@yandex.ru
Для авторов и провайдеров сообщаю, что я буду продвигать в сетях только сам блог, но не конкретные компании и/или отдельные посты.
Вроде бы все. Пожелайте, чтобы блог стал популярным