Уинстон Черчилль, о котором если кто-то не знает, то точно слышал, как-то сказал, что он никогда не стоял, когда можно было сидеть, и никогда не сидел, когда можно было лежать. А вы в своих HR процессах «сидите» или «стоите»?
HR процессы достаточно структурированы и идут один за другим до определённого момента. В последующие три недели мы будем рассматривать и комментировать моменты, связанные с автоматизацией различных этапов работы HR департамента. Особенно нас заинтересуют: Подбор и адаптация; Кадровый учет и статистика; Обучение и развитие. Говорить о каждом кусочке паззла можно долго и упорно, но ведь наша задача понять: где тормозит конкретно ваша система HR, какие решения вы используете и почему не добавить ещё пару реально действующих, верно? Не претендуем на эксклюзивность в наших рассуждениях, но, будем краткими, реалистичными и конкретными.
Часть 1. Подбор и адаптация.
Поиск
Задачи в данном деле очевидны:
- Обрабатывать запросы отделов на подбор им специалистов как можно быстрее и эффективнее
- Работать с как можно большим количеством источников новых кандидатов, как внутренних, так и внешних
- Перманентно развивать пул/кадровый резерв для того, чтобы в будущем облегчить себе шаг B
Решения:
- Корпоративный портал
- Интранет
- Стенд с вакансиями в офисе
- Системы автоматизированного управления кандидатами
Комментарий:
На этом шаге автоматизировать большую часть работы представляется не эффективным для многих. Рекрутер взаимодействует с каждым кандидатом «через себя», отбирает и сортирует, опираясь на свои профессиональные приоритеты с учетом запросов непосредственного руководства. Фактически действительно тем, что можно автоматизировать, является процесс рекрутинга, а именно: размещение вакансий по нескольким базам (внешним) и поиск через заполнение одной поисковой формы по нескольким пулам (внутренним). Для того, чтобы рассылать по базам, а не заполнять форму поиска на каждой (единовременное заполнение одного шаблона поиска для внутренних и внешних баз, а не заполнение для HH, потом для Superjob, а потом внутреннего Интранета), стоит обратить внимание на решение D. Производители программ по автоматизированному поиску заинтересованы в том, чтобы их софт имел доступ к как можно большему количеству баз данных соискателей, это их задача – заключать партнерства и взаимодействовать с такими порталами, а ваша – найти того, кто заключил их наибольшее количество. Личностный фактор тоже никто не отменял, и стенд убирать не стоит, а так же не недооценивайте силу Интранета, внутреннее закрытие вакансии часто менее хлопотно.
Отбор
Задачи:
- Подбор нужных кандидатов из скопившейся горы схожих резюме
- Проведение собеседования с каждым
- Перенаправление кандидатов на финальные собеседования
Решения:
- Индивидуальное личное интервью
- Ассесмент центр – групповое выполнение задачи всеми кандидатами, после которого отдельных кандидатов приглашают далее
- Скайп/телефон
- Новые автоматизированные техники
- Психологические тесты*
Комментарий:
Все решения хорошо знакомы любому, кто работает в рекрутинге, поэтому уделим внимание пункту D, какие есть новые, или обновлённые техники: во-первых, видео-интервью. О нём мы говорили в предыдущих материалах, там же перечислены сервисы, оказывающие эту услугу. На наш взгляд очень эффективная штука, приводит к тому, что вы получаете более полный портрет поведения кандидата в стрессовой обстановке (красный глазок записи реально страшная вещь, почти как прыжок с парашютом). В США успешно действует система ботов, которые приглашают на подобные интервью автоматически по заданному профилю, что тоже не усложняет.
Пункт E отмечен звёздочкой потому, что это чаще всего не отдельное решение, а идущее приложением к какому-то из процессов Вы ведь не можете заключить о профессиональной подготовке человека только по тесту Про-Р или Майерса-Бриггса? Зато после или перед одним из видов собеседования, подкрепить своё понимание специалиста – святое дело. Собственно этот пункт тоже автоматизирован.
Выход нового сотрудника.
Задачи:
- Инструктаж
- Оповещение всех смежных отделов
- Подготовка рабочего места
Решения:
- Автоматизированные системы документооборота
- Знакомство со всеми лично в компании HR директора
- «На месте разберемся» (есть компьютер и имя начальника, с остальным разберешься сам, у нас бумаги писать надо)
Комментарий:
Автоматизация из решения A вроде бы не имеет отношения к пунктам B и C, но на самом деле не так далеко ушла от них. Автоматизация процесса ввода сотрудника в рабочий процесс и коллектив в первый день не менее важна, чем автоматизация юридического оформления сотрудника. До сих пор считается, что психологически легче пройтись по всем комнатам и познакомиться, чем автоматизировать этот процесс с помощью новых технологий. Конечно, вы не запомните и половины имен и оторвёте людей от работы, но зато так или иначе за это время вам подчистят хвост – оформят документацию и подготовят рабочее место. Поднимите руки, кто в первый день читал устав компании, потому что ничего не было готово?
Рассылки с фотографией нового сотрудника всему офису, кстати, лучшая идея, когда автоматизация финансовых и прочих бюрократических документов уже прошла, а сотрудника не мешает подготовить к адаптации.
Адаптация
Задачи:
- Ввести нового человека в коллектив
- Оценить личностные особенности
- Начать процесс формирования нового коллектива (Forming, Storming, Performing)
Решения:
- Тимбилдинг во всех проявлениях
- Смешение команд
- Тьюторинг
Комментарий:
Тимбилдинг настолько широк в своём определении, что сюда можно вмещать все, что придет в профессионально настроенную голову, от совместного обеда, до видео интервью-обращение нового сотрудника коллегам (или наоборот). Оптимальный вариант – использование всех трёх решений. Тьюторинг обеспечит вам всё та же автоматизированная система подбора, смешение команд необходимо раз в несколько кварталов для развития каждого сотрудника (если компания готова такое практиковать), а тимбилдинг чистый – учитывая особенности коллектива, введение нового сотрудника возможно провести гладко. Но не забываем о том, что идет за фазой Forming (а Storming будет абсолютно точно) и наша задача здесь – удержать всех на своих местах. Подумайте, кто у вас лучший миротворец или гибкий тьютор? Может быть, стоит указывать об этом в профилях вероятных тьюторов на будущее? Автоматизация личных дел с указанием как профессиональных, так и психологических качеств, может сильно облегчить вам жизнь.
Тьюторинг, кстати, играет большую роль, чем указание на кофе и печеньки. Вовлеченность сотрудника повышает производительность сотрудников, а лучше всего это делает наставник, когда правильно работает с новобранцем. Согласно данным корпорации Google после того, как менеджеры, назначенные тьюторами, следовали указаниям (обсудить роль и обязанности, познакомить нового сотрудника с коллегами, помочь новому сотруднику создать круг общения, запланировать ежемесячные встречи на первые полгода работы, поощрять открытый диалог), новые сотрудники показали производительность на 25% выше.
Адаптация и интеграция при автоматизации позволяет уйти от личного указания каждому тьютору и сотруднику о том, как поддерживать новичков и повышать показатели эффективности, она позволяет сразу создавать интеграционный курс и назначать его группе сотрудников с отслеживанием результата, а не поштучно и вручную. Положительный фидбэк не заставит себя ждать.
Увидимся в следующую пятницу и поговорим о кадровом учете и статистике.
