Автоматизируем большой объем неструктурированных резюме и историй взаимодействий

Правильная работа с базой данных кандидатов значительно ускоряет закрытие вакансий и снижает затраты на подбор персонала. Все это происходит за счет грамотного формирования кадрового резерва компании. Хорошая база данных – это не только большие объемы резюме с комментариями, это еще и удобство работы со всей необходимой информацией по кандидатам.

Как быстро находить данные о соискателях, с которыми уже был контакт? Как эффективно сформировать базу резюме? Как ей управлять и где хранить? Как избежать дублирования кандидатов и легко ориентироваться в истории подбора? Как минимизировать расходы на рекрутинг? На эти вопросы отвечает Александр Красс, руководитель онлайн-сервиса для автоматизации рекрутинга FriendWork Recrutier, для портала «HR по-русски». 

Давайте рассмотрим четыре основных способа хранения резюме:

1.  Хранить резюме в папках на компьютере.

2.  Хранить информацию о кандидатах в Excel.

3.  Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.

4.  Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.

1. Хранить резюме в папках на компьютере.

Уметь грамотно структурировать резюме в папках на компьютере очень полезный навык. Он даже пригодится, если вы решите использовать онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга. Давайте разберем, как же наиболее удобно структурировать папки.

Прежде всего, открытые вакансии нужно разделить на отделы. Предположим, что у вас будет папка «Отдел продаж». В ней мы создаем папки с городами, в которые требуются специалисты. В каждом городе – все открытые вакансии. Например, «Руководитель отдела продаж», «Менеджер по продажам», «Менеджер по работе с клиентами», «Телемаркетолог». В каждой папке еще по две папки – «Перспективные» и «Неперспективные». Далее возможны два варианта.

Первый – вы можете отдельно создавать папку с конкретным человеком и вносить туда все документы, связанные с этим соискателем. Второй – сохранять по каждому кандидату только один документ с резюме, внося туда необходимые комментарии. Важно помнить, что папку с резюме и само резюме мы называем в едином формате. Например, Петров Илья, то   есть вначале фамилия потом имя. Если вы выбираете вариант с сохранением нескольких файлов по одному кандидату, то лучше все виды файлов также называть по единой форме. Например, Петров Илья.docx или Resume.docx.

Это будет выглядеть так: 

Вариант 1.

Отдел продаж

  Москва

  Санкт-Петербург

      Руководитель отдела продаж

        Перспективные

           Петров Илья

              Resume.docx

        Неперспективные

      Менеджер по продажам

      Менеджер по работе с клиентами

      Телемаркетолог

Вариант 2.

Отдел продаж

  Москва

  Санкт-Петербург

      Руководитель отдела продаж

          Перспективные

              Петров Илья.docx

        Неперспективные

      Менеджер по продажам

      Менеджер по работе с клиентами

      Телемаркетолог

          

У этого способа хранения информации о кандидатах существуют серьезные минусы. Такую базу тяжело передать другому рекрутеру, если произойдет смена кадров. У каждого своя логика структурирования и новому менеджеру по подбору персонала будет тяжело работать с накопившейся информацией. Придется все перестраивать под себя и тратить на это рабочее время. Более того, в этом процессе резюме кандидатов могут быть утеряны. При таком подходе рекрутеры чаще всего дополнительную информацию по соискателям держат в голове и в любой момент, какие-то важные детали могут быть забыты. Для самого рекрутера это тоже стресс – помнить все и бояться что-нибудь забыть. Плюс к этому, чтобы вспомнить кандидата, вам нужно будет находить историю переписки с ним в почте, но там все равно будет не вся информация, которая необходима.

Если вы сами пользуетесь такой базой резюме, то первое время у вас не возникнет проблем. Главное все структурировать – сделать папки с понравившимся кандидатами, отказами, состоявшимися и несостоявшимися интервью. Но здесь тоже есть минус – один кандидат может попасть сразу в несколько папок, и вы об этом не будете знать. Из-за этого может возникнуть серьезная путаница.

2. Хранить информацию о кандидатах в Excel.

Если сравнивать хранение информации о кандидатах в папках на компьютере и Excel, то второй вариант более удобен, но он все равно не решает главных трудностей. Здесь тоже необходимо грамотно структурировать информацию. Например, важны такие поля как заказчик, позиция, ФИО, карьера, текущие ожидания, статус, комментарий, телефон, email.

При таком подходе рекрутер тратит много времени на занесение информации о кандидате в таблицу и возникают трудности с поиском соискателя. Вы можете сократить выборку по статусу или имени кандидата, но все равно придется вручную проматывать список и искать нужного соискателя. Также остается проблема с дублированием одного и того же кандидата на разные вакансии и нет полной истории взаимодействия с соискателями. Один кандидат попадает к нескольким заказчиками одновременно, а итоги общения с ним хранятся сразу в нескольких Excel. Опять же по разным таблицам неудобно искать и невозможно комбинировать поиск по нескольким параметрам.  

Теоретически в Excel можно посчитать статистику по закрытию вакансий – сколько изначально было отобрано кандидатов, сколько прошли интервью, сколько приняли предложение о работе и так далее. Но все это будет занимать достаточно много времени и не все данные могут попасть в анализ. Кроме того, с более сложными отчетами возникнут трудности. Например, собирать причины отказов соискателей и почему мы им отказали, станет уже сложнее. А это важные показатели для планирования подбора и улучшению HR-стратегии компании. Собирая статистику вручную, вы будете тратить много времени и не всегда сможете представить ее в визуально понятном и удобном для руководства формате.   

3. Хранить информацию о соискателях и в папках на компьютере, и в Excel.

Преимущество этого способа относительно двух предыдущих – можно более-менее быстро найти резюме в папках по строчке из Excel. Информация по подбору хранится в таблице, но сами резюме лежат в хорошо структурированных папах на компьютере. Минусы этого подхода – долго заносить вручную информацию по кандидатам в таблицу, полную историю подбора сложно отследить, неудобно сортировать кандидатов в Excel по разным параметрам и за дополнительной информацией все равно приходится возвращаться в папки. Все это отнимает кучу времени рекрутера.

4. Автоматизировать сбор резюме при помощи онлайн-сервиса.

И наконец, последний вариант – автоматизация. Этот подход исключает все перечисленные минусы первых трех методов хранения резюме. Онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга позволяет в один клик добавить резюме из работных сайтов, соцсетей и почты в базу. При этом вся информация по соискателю будет представлена в едином удобном формате.

Рекрутеры быстро находят нужных кандидатов по разным параметрам в сервисе – отдельно по навыкам, желаемой должности, опыту работы, образованию и так далее. Таким образом, вы не тратите время на просмотр соискателей, которые заведомо не подходят. Сразу видите полную историю взаимодействия с кандидатом. Даже если ваш коллега общался с ним год назад, вы узнаете, почему соискатель не был принят на работу. Ну и конечно вы автоматически получаете всю необходимую HR-аналитику – воронку соискателей, эффективность источников подбора и так далее. Визуально она будет представлена в виде понятных диаграмм и графиков.

У многих рекрутеров при переходе на онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга возникает вопрос – что делать со своей базой резюме, которая хранится в папках на компьютере, Exсel, устаревших коробочных программах или вообще никак не структурирована. Первым делом нужно понять, насколько для вас будет актуальна база в будущем. Если вы понимаете, что она слишком устарела и пользы из нее уже не извлечь, то проще проигнорировать перенос таких резюме в сервис. Все зависит от специальности. Если у вас большое количество резюме IT-специалистов, то, бесспорно, их нельзя терять. Если вы обладатель базы промоутеров пятилетней давности, то не стоит тратить на нее время, так как велика вероятность, что многие сменили род деятельности.

Хороший онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга полностью перенесет вашу базу с комментариями. Количество резюме не должно влиять на качество импорта, даже если у вас 100 000 резюме. Но при этом важно обращать внимание на сохранность всех комментариев по кандидатам. Без них база утратит свою пользу и смысл. Кстати, на минимальных объемах резюме (до 100 штук), подойдет перенос вручную.

Все сервисы для автоматизации работают по-разному, кто-то переносит резюме пачками в архиве. При таком варианте о сохранности комментариев не может быть и речи. Как правило, с такими резюме по факту ничего не происходит. С ними дальше нельзя работать из-за отсутствия необходимой дополнительной информации по кандидату.

Хороший сервис умеет переносить резюме из папок и комментарии из Excel, автоматически создавая вакансию и прикрепляя к ней все подходящие резюме. Он соотносит и синхронизирует всю информацию по кандидату из разных видов файлов. Таким образом, получается перенос полной структурированной информации по соискателю с комментариями. При импорте сервис должен сам находить и объединять всю информацию по кандидатам, которой вы обладаете. Только так от этого будет польза.

***

Итак, мы рассмотрели четыре способа хранения резюме. Из них наибольшую пользу приносит последний. Автоматизация больших объемов резюме и историй взаимодействий помогает рекрутерам повысить эффективность своей работы в несколько раз. Чтобы данные можно было легко и быстро перенести в онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга с сохранением комментариев к соискателям нужно правильно подготовить всю информацию.

Если вы храните резюме в папках на компьютере, то все папки должны быть организованы по одному принципу, чтобы при переносе в сервис по автоматизации сохранилось как можно больше полезной информации. Лучше всего использовать способ, который описан в первом пункте. Если вы ведете учет кандидатов в Excel, то все таблицы должны были заполнены по одинаковому   принципу - столбцы были с одними и теме же названиями и в одинаковой последовательности. Если у вас информация по кандидатам и в папках, и в Excel, то проследите, чтобы ФИО соискателей были написаны также по единому образцу с названиями папок и файлов на компьютере. Хотя хороший онлайн-сервис должен объединять кандидатов по контактным данным. Достаточно, чтобы в разных файлах или строках совпадал телефон или email соискателя. Резюме кандидата в сервисе автоматически объединятся с его данными и комментариями в таблице. 

После такой подготовки все данные могут быть перенесены в онлайн-сервис для автоматизации рекрутинга и вы сможете наслаждаться работой с кандидатами, экономя свое время и получая максимум пользы от своей базы.

Анализ причин текучести персонала: открытые вопросы exit интервью

Продолжаю тему анализа текстов. Сегодня покажу набросок на тему анализа открытых вопросов exit интервью.
Выражаю благодарность Людмиле Роговой и Ивану Безуглову за помощь в работе над постом. К сожалению, становится все сложнее делать посты одному: сложность возрастает.
Проблема у нас в прежнем: мы можем собирать кучу информации при увольнении, в т.ч. задавать открытые вопросы в exit интервью, но

• кто эти все анкеты будет читать? 
• как из этого извлечь пользу? Как понять, что конкретная анкета говорит о тенденции, а не о личной проблеме конкретного работника? 

Для это применяется математика. Единственное требование - все эти ответы должны быть в электронном виде, а не на бумаге или в ушах кадровика.
У меня на сегодня нет данных exit интервью конкретной компании, не снабдил меня никто этим. Поэтому я пользуюсь результатами своего исследования факторов текучести персонала (ссылка дана с тем, чтобы вы поучаствовали в опросе). Последний вопрос исследования - открытый, дословно звучит так

Напишите (по желанию) в нескольких предложениях отзыв о работодателе (конфиденциальность гарантируем): особенности работодателя, особенности корпоративной культуры, менеджмента и коллектива, причины, по которым вы уволились или работаете в компании и т.п.

Я этот вопрос, уж простите, решил принять как открытый вопрос exit интервью.

Цель

А цель очень проста: выяснить, какого типа отзывы о компании связаны с высоким риском ухода из компании. Если совсем тупо, то какая причина увольнения заставляет работников покидать компанию быстрей.

Результат

Ну давайте посмотрим, что получилось. Чтобы получить ответ на заданный вопрос, нам нужно сгруппировать все ответы вокруг нескольких тем. Эту задачу выполняют несколько методов, в идеале стоило бы попробовать Латентное размещение Дирихле, см. пост Обратная связь сотрудников как инструмент диагностики корпоративной культуры. Я использовал Kmeans. Отличие в том, что Kmeans относит каждый отзыв о компании или каждую анкету exit интервью к одной теме / топику, а Латентное размещение Дирихле может каждую анкету exit интервью отнести к нескольким темам. Это, наверное, будет более корректным, поскольку респондент может писать о нескольких причинах увольнения, о нескольких особенностях компании. Но я сегодня делаю первый заход, мне хотелось просто потрогать инструмент, попытаться выделить ключевые темы.
Итак, я взял инструмент кластеризации Kmeans и выделил четыре кластера (я оставлю за скобками, почему именно четыре, но просто скажу, что игрался достаточно долго с разными параметрами, эта лучшая комбинация).

Невооруженным глазом заметно, что машинка разделяет не очень хорошо, не считая черный кластер - но там всего три точки, которые не оказывают влияния на общую картинку текучести. Но открою страшную тайну, у нас в этом исследовании всего 103 респондента, которые оставили отзыв о компании, я нетерпеливый, не смог дождаться, стал делать, со временем мы сможем получить более устойчивые кластеры.
Но и тем не менее, нас интересует не сами по себе кластеры. Нас интересует текучесть персонала, и как эти кластеры связаны с текучестью.
Используем полюбившийся вам анализ дожития. Я убираю из анализа "черный" кластер, как малочисленный, и смотрю на уровень текучести по каждому кластеру: в каком кластере работники убегают быстрее из компании.

Как читать такой тип диаграммы - Анализ и визуализация дожития: чем HR похож на медиков.

• По оси Y - вероятность, что работник доработает до этого момента стажа в компании.
• По оси X - число месяцев стажа

И вот у нас "синий" (или четвертый) кластер выбивается в лидеры текучести персонала. Смотрим регрессию Кокса
Call:
coxph(formula = Surv(months, as.numeric(event)) ~ cl, data = q1)

  n= 100, number of events= 63

      coef exp(coef) se(coef)     z Pr(>|z|)
cl3 0.1766    1.1932   0.4566 0.387   0.6988
cl4 0.5573    1.7459   0.2675 2.083   0.0373 *
И приз наш: мы зафиксировали значимые различия между вторым и четвертым кластером! Правда, значимость всего 0, 037, но не забывайте, что наша выборка будет увеличиваться.

Самое вкусное

Я в конце скажу о главном: что кластеры обозначают. У нас четвертый кластер оказался значимо "текучей", чем второй, давайте посмотрим на них.

• Четвертый кластер включает наиболее "тяжелые" слова: "директор" "директора" "компания" "причина" "руководитель" "руководство" "стороны"    "увольнения"   
• Второй кластер: "внимания" "возможность" "з/п" "заработная" "корпоративная" "культура" "профессионального" "развиваться" "руководитель"  

Вы заметили, что кластеры очень неточно делят топики? И это главная проблема на сегодня. Тем не менее, четвертый кластер у нас имеет достаточно четко очерченный смысл. И этот смысл повышает риски увольнения в компании. Сейчас найдется куча офигенно продвинутых "аналитиков", которые скажут: ну это же очевидно, что фактор отношений с руководителем играет первостепенную роль. А мне вот лично это не очевидно, поэтому я кручу проблему с разных сторон.
Ждите постов дальше на эту тему. и принимаем участие в исследовании факторов текучести

Обучение и развитие. Теория большого взрыва в миниатюре

Подошло время третьей части нашей трилогии, блока обучения и развития.

Надо сказать, что раньше обучение и развитие не входило в основные процессы HR департамента, или же входило, но как-то очень на втором-третьем плане по сравнению с финансовой стороной вопроса. Вот оценка персонала, которую мы отнесём сегодня сюда же, она существовала всегда, хотя и измерялась раньше в нормах и не разбивалась на множество граней для аналитики. Либо выполнил, либо перевыполнил, а в крайне случае не дотянул.

Часть 3. Обучение и развитие

Обучение и развитие персонала

Задачи

1. Построение персонализированного плана обучения и развития компетенций сотрудника
2. Управление планами всех сотрудников
3. Выявление потребностей в обучении
4. Сертификация
5. Построение корпоративного централизованного подхода к обучению

Решения

1. Автоматизированная система контроля и управления обучением
2. Разработка корпоративных стандартов обучения/ Создание корпоративных университетов
3. Интегрирование блоков обучения и эффективности не централизованно, а отдельной программой/спонтанное обучение при возникновении потребности
4. Дистанционное обучение, e-learning, мобильные приложения для учебных курсов

Комментарий

На наш взгляд правильно смотреть на обучение и развитие персонала как на инвестицию в будущее, а не как на затраты сегодняшнего дня. Тут, конечно, есть чисто человеческие риски, как то – вы оплатили, а он уволился, или какой-то курс оказался на самом деле не таким перспективным, каким должен был быть.

Все перечисленные задачи ставятся для того, чтобы достичь таких целей, как повышение эффективности, интеграции, повышение KPI и т.д.

Бывает так, что у компании есть система обучения, но она синхронизирована  с другими процессами. В таком случае подходят и решение А, и решение C, смотря каковы ваши нужды. По хорошему, удобнее иметь централизованную систему  обучения и развития, когда она является частью системы управления всеми процессами HR, но не все компании могут позволить себе такие системы, или же, что случается чаще, подобрать именно ту, которая удобнее всего для них. Несмотря на то, что количественно таких предложений на рынке много, их отличия не так существенны, чтобы очевидно понять, вот это — моя. Наш совет – смотрите на гибкость и способность к интеграции. Чаще всего какая-то часть автоматизации HR процессов у вас уже есть, и полностью переходить на что-то другое долго и затратно, но если новая система предусматривает интеграцию и «дружелюбна» к другим софтам, это сразу снимает с вас с десяток препятствий на пути к облегчению и систематизации своего труда.

Решение B хорошо в тандеме с каким-то из других решений, а так же взаимозаменяемо внешними курсами и тренингами, если они могут быть проконтролированы и в итоге их результаты не теряются.

Дистанционное обучение или мобильные приложения могут так же служить средствами синхронизации HR процессов, особенно если их платформы могут быть интегрированы в общую систему управления талантами.

Процесс внедрения системы обучения в организацию довольно прозрачен, темным пятном остается вопрос, как много времен вы потратите на поиски именно вашего решения, которое должно в итоге вам это время сэкономить. Выберете правильно – установка и интеграция окупят кропотливые поиски. Ошибётесь – начинайте сначала. Именно поэтому мы уже подчеркивали – запрашивайте демо версии, тесты, пилоты, вам НЕОБХОДИМО попробовать самостоятельно, чтобы не повестись на громкое имя или совет партнёра, который как коллега хорош, но о нуждах вашей организации знает по наслышке. Не смотрите сразу на цену как на единственно верный критерий, возможно более дорогая, но удобная система, вам пригодится больше, чем дешёвая, но направленная скорее на автоматическое принятие Озверина сотрудниками в попытке с ней справиться, чем на автоматизацию

Лучше автоматизированных системы для обучения в наш технический век всё равно ничего не придумали.

Оценка и аттестация персонала

А из последней фразы вытекает второй аспект обучения и развития – оценка, итог, результат всех усилий.

Задачи

1. Оценка потенциала сотрудника (смежная с задачей номер 1 в первом блоке)
2. Оценка эффективности/производительности
3. Контроль успеваемости во время и после обучения
4. Отслеживание персонального и группового повышения уровня компетенций персонала

Решения

1. Автоматизированная система аналитики
2. Сбор информации автоматически на что-то типа SaaS (например, в облако Google) как в хранилище без задачи анализа
3. Контролёры

Комментарий

Сразу отдельно рассматриваем пункт C – фактически это привлечение человеческой силы для того, чтобы следить за этой же человеческой силой. То есть сбор данных ревизорами, оцифрованные (все же не берем вариант с тетрадкой на колене) оценки в дальнейшем…переходят в новую задачу – анализ. Поэтому такое решение имеет место быть, но скорее как вспомогательное.

Кстати, можно добавить сюда систему тайных покупателей. Конечно, нужно будет давать место ещё человеческим факторам, может быть, сотрудник что-то упустил потому, что у него случились Содом и Гоморра, а не потому, что он этого не знает, но в целом тайный покупатель имеет право на жизнь.

Автоматизированная система аналитики может быть встроенная в систему e-learning и контроля, может быть отдельной, а может вообще относится к фундаменту всего решения для HR департамента, потому что туда ещё заложены измерители KPI (как числовые результаты) и эффективности (и числовые, и бонусы от работы, и возможности в будущем). Иными словами, это платформа аналитики, которая на основании поступивших данных может ранжировать сотрудников по их успехам, отмечать минусы и предоставлять эту информацию в понятном для работодателя виде. Сбор в облако вызывает те же вопросы, что и контролёры – что потом делать с этой информацией?

Для полного и действительно полезного анализа данные нужно исследовать здесь и сейчас, причем желательно по окончании каждого курса повышения квалификации, а не раз в год, рассчитывая бюджет на обучение.

Что из этого следует – решения добавляют друг друга, но софт, позволяющий и проводить обучение, и анализировать результаты, более эффективен, чем отдельно стоящая система e-learning с впоследствии отдельно используемым аналитическим инструментом. Зачем мы говорим об этом разделе, если очевидна польза автоматизации? Затем, что не все понимают, что можно проводить повышение квалификации сотрудников, не отправляя их на какие-нибудь курсы, откуда они принесут сертификат, а самостоятельно контролируя эти самые курсы. У хорошо оснащённых систем автоматизации обучения есть возможность посмотреть все лекции, которые прослушал работник, пригласить внешних тренеров и написать свою программу, сравнить эффективность по группе, получить отзыв от лектора и от ученика, и много-многое другое, включая регулировку индивидуального плана обучения с учетом пожеланий обеих сторон. Мы поговорили об этом для того, чтобы напомнить, что обучение, развитие, и фиксирование результатов может быть намного эффективнее, если это все можно сохранить и применить для дальнейшего развития не только сотрудника, но  компании. Инвестируйте с умом и повышайте эффективность и прибыль. А уж какой способ вы для этого выберете, это ваше дело, наше – предложить самый оптимальный вариант.

Обучение и развитие. Теория большого взрыва в миниатюре